Poolfahrzeuge:
Vorteile & Versteuerung im Fuhrpark

Im Gegensatz zu einem klassischen personengebunden Dienstwagen, ist ein Poolfahrzeug generell für mehrere Mitarbeiter verfügbar. Es befindet sich innerhalb des Fuhrparks und kann von den verschiedenen Berechtigten per Anmeldung für Dienstfahrten, teilweise sogar für private Touren gegen Geldzahlung ausgeliehen werden. Alle Fahrten, die im Auftrag der Firma erfolgen, sind selbstverständlich kostenfrei. Bei klassischen Poolfahrzeugen ist es erforderlich, dass ein Fuhrparkleiter darauf achtet, wer sich wann das entsprechende Kfz ausleiht. Er muss Reservierungen entgegennehmen und den Verleih vermerken. Zudem ist bei der Übergabe die schriftliche Erstellung eines Protokolls und u.U. eine Sicherheitseinweisung notwendig. Vorteilhaft ist, dass durch das Sharing-Modell der Fuhrpark vergleichsweise klein gehalten wird und man so allzu hohe Investitionen vermeidet.

Durch die Ermittlung des genauen Bedarfs an Dienstfahrten können Fuhrparkleiter auch die genaue Anzahl an Poolfahrzeugen bestimmen und flexibel auf Änderungen der Anzahl von Dienstfahrten reagieren. Beispielsweise können bei verringertem Bedarf an Dienstfahrten überflüssige Fahrzeuge nach Ablauf des Leasings (Leasing bezeichnet dabei ein Finanzierungsmodell, das funktioniert wie ein Mietvertrag) wieder zurückgegeben werden. Poolfahrzeuge erlauben auch dann eine hohe Wirtschaftlichkeit, wenn zeitweise von zu Hause aus gearbeitet wird. Während personengebundene Dienstfahrzeuge bei der Arbeit von zu Hause aus ungenutzt bleiben und dadurch unnötige Kosten verursachen, können Poolfahrzeuge in dieser Zeit optimal von anderen Mitarbeitern genutzt und damit Kosten eingespart werden.

Poolfahrzeuge sind Dienstfahrzeuge, deshalb gelten bei Poolfahrzeugen in vielen Fällen die gleichen Regeln und Pflichten. Als Halter des Poolfahrzeugs gilt das Unternehmen oder die Unternehmensleitung, wie auch bei personengebundenen Dienstfahrzeugen. Daraus ergibt sich eine Halterhaftung und Halterverantwortung für das Unternehmen.

Pflichten können jedoch an eine Fuhrparkleitung übertragen werden. Zur Halterverantwortung gehört es beispielsweise für die Betriebssicherheit des Fahrzeugs zu sorgen, das Fahrzeug in stand zu halten, zu warten und gesetzliche Vorschriften bezüglich des Fahrzeugs zu erfüllen. Zur Betriebssicherheit des Fahrzeugs gehört, dass das Fahrzeug sowohl „arbeitssicher“ als auch „verkehrssicher“ ist. Es muss also die Sicherheit und der Schutz von Mitarbeiter bei der Arbeit mit dem Arbeitsmittel „Fahrzeug“ und auch die Sicherheit anderer Verkehrsteilnehmergewährleistet sein.

Zu den Pflichten gehören auch die Führerscheinkontrolle bei Mitarbeitern, die das Fahrzeug nutzen, die Durchführung von Fahrerunterweisungen und die Beachtung von Unfallverhütungsvorschriften. Beispielsweise ist die Vorschrift zu Fahrzeugen der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung zu berücksichtigen (DGUV Vorschrift 71). Wie auch bei personengebundenen Dienstfahrzeugen besteht außerdem eine Steuer- und Versicherungspflicht und eine Mitteilungspflicht. Eine Mitteilungspflicht besteht beispielsweise bei auftretenden Änderungen, wie beispielsweise eine neue Anschrift des Fahrzeughalters.

Mit der Nutzung von Poolfahrzeugen wird außerdem der Anteil an privaten Fahrten, z. B. der Weg zum Arbeitsplatz, gesenkt. Der Mitarbeiter holt sich das Poolfahrzeug am Firmenparkplatz oder in der Garage ab und bringt es nach Ende seiner Dienstfahrt auch wieder dorthin zurück. Ebenfalls praktisch ist ein solches Verfahren in Bezug auf den Datenschutz. Wenn der Wagen ausschließlich arbeitsbezogen genutzt wird, kann ein GPS-Tracker stets angelassen werden. Dies ist dem Mitarbeiter selbstverständlich mitzuteilen und dieser muss in die Verarbeitung seiner Daten einwilligen. Sind private Fahrten dennoch genehmigt, sollte eine entsprechende Lösung für nicht-dienstliche Nutzungszeiten, z. B. das Ausstellen des Trackers, gefunden werden.
Steuerrechtlich müssen Fuhrparkleiter zudem den geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer beachten. Dieser wird mit Hilfe der Ein-Prozent-Regel aus der Gesamtheit der Poolfahrzeuge berechnet. Die Summe des Fuhrparkwertes wird durch alle berechtigten Mitarbeiter geteilt. Ein Prozent dieses Durchschnittswertes muss vom Arbeitnehmer unabhängig von der tatsächlichen Nutzung für private Fahrten versteuert werden.

Bei personengebundenen Dienstfahrzeugen kann die Versteuerung des geldwerten Vorteils leicht der Person zugeordnet werden, die das Fahrzeug nutzt. Bei Poolfahrzeugen verteilt sich der geldwerte Vorteil dagegen auf mehrere Nutzer. Grundsätzlich können zwei Methoden zur Bestimmung des geldwerten Vorteils verwendet werden, eine pauschale Versteuerung oder die Führung eines Fahrtenbuches zur Ermittlung des individuellen geldwerten Vorteils.

Bei der pauschalen Versteuerung kann in Deutschland die 1 % Regelung oder die 0.03 % Regelung angewendet werden. Bei der 1 % Regelung wird angenommen, dass der geldwerte Vorteil bei Privatnutzung pro Monat einem Prozent des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs entspricht. Fahrer eines personenbezogenen Dienstwagens müssen also jeden Monat den Geldbetrag von 1 % des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs versteuern. Für den Arbeitsweg, dessen Zurücklegung auch als private Nutzung des Fahrzeugs gilt, kann die 0.03 % Regelung angewendet werden. Die 0.03 % Regelung funktioniert analog, jedoch wird der Geldwert der 0.03 % des Bruttolistenneupreises des Wagens noch mit der Kilometerzahl des Arbeitsweges multipliziert.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise 3 Poolfahrzeuge für 10 Mitarbeiter zur Verfügung stellt, dann wird zunächst für jedes Poolfahrzeug der Geldbetrag berechnet, der 1 % des Bruttolistenneupreises entspricht. Betragen diese Geldbeträge beispielsweise 200 Euro, 300 Euro und 500 Euro für die jeweiligen Poolfahrzeuge, dann ergibt sich ein Gesamtbetrag von 1000 Euro, der auf alle Fahrzeugnutzer aufgeteilt wird. Bei der Pauschalversteuerung entfallen also in diesem Beispiel 100 Euro an geldwertem Vorteil pro Fahrzeugnutzer*in. Genauere Details zum KFZ-Sachbezug in Österreich gibt die in den Quellen verlinkte Seite der Wirtschaftskammer Österreich an. Die pauschale Versteuerung lohnt sich jedoch meist nur, wenn eine häufige Privatnutzung stattfindet. Da das auf Poolfahrzeuge oft nicht zutrifft, lohnt sich bei Poolfahrzeugen häufig die individuelle Bestimmung der Privatnutzung durch ein Fahrtenbuch.

Die Führung eines Fahrtenbuches kann mit einem erhöhten Verwaltungsaufwand einhergehen, wenn es handschriftlich geführt werden muss. Ein hoher Verwaltungsaufwand entfällt jedoch durch automatisierte elektronische Fahrtenbücher. Elektronische Buchungssysteme erlauben eine unkomplizierte, effiziente und optimale Auslastung der Poolfahrzeuge. Zum Öffnen der Poolfahrzeuge gibt es verschiedene Möglichkeiten, beispielsweise die Nutzung einer Karte oder einer App anstelle eines Schlüssels, über die Nutzer für die Nutzung freigeschaltet werden können. Zur Verwaltung von Poolfahrzeugen werden außerdem Ansprechpartner für das jeweilige Poolfahrzeug benötigt, beispielsweise Fuhrparkleitern. Sollte von Mitarbeitern beispielsweise bemerkt werden, dass ein Reifen Luft verloren hat, dann muss dies der Ansprechperson mitgeteilt werden, die dann die Beseitigung des Mangels in die Wege leiten kann.

Fuhrparkmanagementsysteme und die Möglichkeiten der Ortung der Fahrzeuge bei dienstlicher Nutzung sind ein Trend, der zu sich stetig weiterentwickelnden Effizienzsteigerungen geführt haben. Verwaltungsaufwände, die die Wirtschaftlichkeit der Nutzung von Poolfahrzeugen gesenkt hatten, sind durch elektronische Fahrtenbücher und Fuhrparkmanagementsysteme entfallen und ermöglichen dadurch in höchstem Maße eine Kosten-Nutzen-Optimierung von Dienstfahrzeugen.