Für Arbeitgeber und Fuhrparkleiter hat das GPS Tracking von Firmenwagen viele Vorteile. Poolfahrzeuge können geortet werden, um die Entfernung und Fahrzeit zum festgelegten Ziel zu berechnen. Der Fuhrparkleiter weiß jederzeit, wo sich das Auto befindet und kann damit schneller auf mögliche Probleme in der Einsatz- oder Lieferkette reagieren. Routen können durch den Einsatz des GPS-Trackings besser geplant und Arbeits- sowie Standzeiten genauer betrachtet werden. Die GPS Überwachung kann zusätzlich mit entsprechender Software als Diebstahlschutz genutzt werden.

Mit der GPS Überwachung der Firmenwagen erfolgt jedoch gleichzeitig auch eine GPS Überwachung der Arbeitnehmer – und das ist arbeits- und datenschutzrechtlich nicht immer unproblematisch. Die GPS Überwachung der Firmenwagen gemäß Arbeitsrecht konform durchzuführen ist daher ein Muss. Die Frage ob eine GPS Überwachung bei Pkw erlaubt ist hängt im Fuhrpark unter anderem von der Zustimmung der Mitarbeiter ab. Die Rechtslage zur GPS Überwachung von Pkw enthält besonders im Bezug auf den Datenschutz wichtige Richtlinien.

Generell ist in Österreich eine GPS Überwachung von Firmenwagen nur bei Einhaltung strenger Vorgaben erlaubt. Denn während der Ortung der Fahrzeuge werden auch Daten ermittelt, die sensibel und damit schützenswert sind. Weiß der Chef jederzeit, was seine Mitarbeiter gerade machen, dann kommt dies einer Überwachung gleich, die in Österreich nicht erlaubt ist.

Eine heimliche GPS Überwachung ist grundsätzlich nicht erlaubt. Trotzdem besteht die Möglichkeit der GPS Überwachung der Autos. Notwendig ist jedoch die freiwillige Einverständniserklärung jedes einzelnen durch die Ortung betroffenen Mitarbeiters. Bevor ein Mitarbeiter die Einverständniserklärung zur GPS Überwachung des Firmenwagens unterschreibt, muss von Seiten des Arbeitgebers klar dargelegt werden, zu welchem Zweck das Unternehmen die GPS Ortung betreibt und wie die dabei anfallenden Daten genutzt, verarbeitet und geschützt werden.

Aber es gibt noch weitere Regeln für die GPS Überwachung der Firmenwagen. Das Arbeitsrecht erlaubt nur die Erhebung von Daten, die für betriebliche Zwecke unbedingt notwendig sind. Welche Raststätten ein Fahrer am liebsten anfährt, gehört hier beispielsweise nicht dazu. Zudem ist es hilfreich, wenn eine Leuchtanzeige im Fahrzeug vorhanden ist, die dem Mitarbeiter anzeigt, dass da GPS im Firmenwagen eingeschaltet ist. Ist dies nicht der Fall und der Mitarbeiter wurde nicht zur Fahrzeugortung informiert, handelt es sich um eine heimliche GPS Überwachung – und eine solche ist definitiv verboten.

Besonders heikel wird es auch, wenn der Firmenwagen privat genutzt werden darf. Dann muss dafür gesorgt werden, dass der Angestellte das GPS-Gerät selbst ein- und ausschalten kann. Alleine durch diesen Akt ist bereits eine gewisse freiwillige Teilnahme an der Maßnahme gewährleistet. Dennoch sollte auch eine wirksame Einverständniserklärung mit Unterschrift vorliegen. Diese sollte sich auf den konkreten Einsatzzweck – also die GPS Überwachung der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit – beziehen. Technisch muss dabei sichergestellt sein, dass die Daten an keine dritten Personen weitergegeben oder von ihnen eingesehen werden können. Eine wirksame Lösung: die Anonymisierung und Unkenntlichmachung.

Die GPS Überwachung der Autos sorgt auch für Arbeitnehmer mehr Transparenz. Dank der Ortung können sie beweisen, wann sie an welchem Ort gewesen ist. Behauptet ein Kunde, der Mitarbeiter sei nicht erschienen oder habe die Ware viel zu spät ausgeliefert, kann anhand der Daten nachvollzogen werden, ob und wann er am vereinbarten Ort war. Hier steht dann nicht mehr Aussage gegen Aussage, deren Bewertung aus Kulanz meist zugunsten des Kunden ausfällt. Das Konfliktpotential sinkt damit. Außerdem müssen die einzelnen Stationen nicht mehr notiert werden, da die Technik zur GPS Überwachung des Pkws diesen Job übernimmt.