Fuhrparkleitung

Egal ob Kleinbetrieb oder Großunternehmen: Wer Fahrzeuge besitzt, muss sich früher oder später mit Fuhrparkleitung auseinandersetzen. Durch effiziente Fuhrparkleitung werden Fahrzeuge und Personal bestmöglich aufgeteilt und alle Fuhrparkdaten sind auf einen Blick einsehbar.

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Fuhrparkmanagement Definition

Unter dem Begriff Fuhrparkmanagement oder Flottenmanagement (im Englischen Fleet Management) versteht man die Verwaltung, Planung, Steuerung und Überwachung eines Fuhrparks beziehungsweise einer Fahrzeugflotte. Grundsätzlich wird von Fuhrparkmanagement gesprochen, wenn regelmäßig eine Vielzahl an Verkehrsmitteln instand gehalten, gewartet und koordiniert werden. Fuhrparkmanagement beinhaltet außerdem das Leasing und die Finanzierung der Fahrzeuge, Compliance, Supply Chain Management, Schadensmanagement, Kraftstoffmanagement, Gesundheits- und Sicherheitsmanagement und die Weiterveräußerung der Fahrzeuge eines Fuhrparks.

Fuhrparkleitung -
Die Ziele

Fuhrparkmanagement wird hauptsächlich in Unternehmen mit einem großen Bestand an Fahrzeugen sowie in Speditionen, Autovermietungen, Taxiunternehmen, Rettungsorganisationen und in der Schifffahrt eingesetzt. Doch auch klein und mittelständische Betriebe, die nur eine Handvoll Fahrzeuge haben, müssen sich um die Fuhrparkleitung kümmern. Dabei sind die wichtigsten Ziele der Fuhrparkverwaltung die Optimierung der Streckenplanung, die damit einhergehenden Kostensenkungen und die Verwaltung der Fahrzeugdaten. Hierbei sollen die zur Verfügung stehenden Ressourcen möglichst effektiv eingesetzt werden. Im klassischen Sinne werden bei der Fuhrparkverwaltung Wegstrecken von bestimmten Transportmitteln wie Lkws, Autos, Schiffen, Bahnen oder Bussen organisiert, abgestimmt und definiert.

Aufgaben eines Fuhrparkleiters

1. Verwaltung als eine der primären Aufgaben eines Fuhrparkmanagers

Die primäre Aufgabe eines Fuhrparkleiters ist die Verwaltung der Flotte. Alle Fahrzeugdokumente müssen einsehbar und geordnet abgelegt sein. Die Kosten, die Fahrzeuge, Fahrer und Aufträge verursachen, muss im Fuhrparkmanagement analysiert und optimiert werden. Eine kontinuierliche Analyse und Prozessoptimierung gehört zum Alltag im Fuhrparkmanagement. Hinzu kommt z. B. auch die Schlüsselverwaltung und Fahrzeugkoordination. Welcher Mitarbeiter erhält wann welches Fahrzeug? Wer übergibt dem Mitarbeiter den Schlüssel und wo sind diese sicher abgelegt? Auch die Verwaltung der Fahrtenbücher bei Poolfahrzeugen ist eine der zentralen Fuhrpark Aufgaben. Weitere Informationen zum Thema Administration: Digitale Fahrzeugakte, Poolfahrzeuge, Führerscheinkontrolle,Fahreridentifikation, Fahrerunterweisung, Fahrzeugbuchung, Car Policy

2. Die Auswahl der
richtigen Tools

Neben den Aufgaben der Fuhrparkverwaltung ist für Fuhrparkberater die Auswahl der richtigen Tools wichtig. Zwar ist es möglich das Fuhrparkmanagement noch manuell zu betreiben aber es gibt verschiedene Tools die den Alltag deutlich erleichtern. Abhängig von der Branche und Unternehmensgröße kommen dabei verschiedene Lösungen in Frage. Finden Sie heraus welche Lösung zu Ihnen passt: Fleet Fahrtenbuch, Fleet Admin, Fleet Geo, Fleet Pro

3. Fahrtenbücher kontrollieren

Ein Fahrtenbuch zu führen kann sich in Österreich aus verschiedenen Gründen lohnen, auch wenn es keine Pflicht ist. Zum einen kann mit dem Fahrtenbuch die private Nutzung gegenüber dem Finanzamt widerlegt werden, was Vorteile im Sachbezug mit sich bringt. Darüber hinaus erhält man durch ein Fahrtenbuch aber auch vor allem mehr Überblick und Kontrolle durch mehr Daten. Früher lag es in der Fuhrparkleiter Verantwortung, diese auf Papier geführten Listen zu verwalten, aber heute gibt es digitale Lösungen der Fuhrparkverwaltung Aufgaben abnehmen. Mehr zum Thema Fahrtenbuch in Österreich

4. Fuhrparkleitung von morgen: Nachhaltigkeitsmanagement

Der moderne Fuhrparkmanager befasst sich auch mit dem Thema Nachhaltigkeit. Der Fuhrpark kann umweltbewusst aufgestellt werden wie z. B. durch die Beschaffung von E-Autos und keinen Diesel-Fahrzeugen. Gleichzeitig können Fahrer auf ein umweltbewusstes und wirtschaftliches Fahren trainiert werden. Beim Thema Nachhaltigkeit im Fuhrpark gibt es zahlreiche Möglichkeiten, gutes zu tun. Weitere Informationen: Elektro Fuhrpark, CO2 Richtlinien, CO2 Report

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    Wie Sie mithilfe optimaler Ortungsfunktionen den Überblick über Ihren kompletten Fuhrpark behalten, lesen Sie hier.

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Digitale Fuhrparkleitung

Vimcar digitales Fahrtenbuch

Wenn es um die interne Fuhrparkverwaltung geht, fällt häufig der Begriff Fuhrparksoftware oder digitales Fuhrparkmanagement. Eine Fuhrparksoftware wird in vielen Betrieben eingesetzt, um die Verwaltung des Fuhrparks zu vereinfachen. Der Vorteil: Alle Dokumente sind an einem Ort auffindbar, ein Überblick über die Kosten ist gegeben und die FahrerInnen sowie Fahrzeuge können besser koordiniert werden. Egal ob globales Speditionsunternehmen oder Handwerksbetrieb: Fuhrparkmanagementsysteme helfen bei der täglichen Fuhrparkverwaltung.

Alle Vorteile von Fuhrparkmanagementsystemen

Effizienter den Fuhrpark verwalten

Die Pflichten und Aufgaben von Fuhrparkleitern umfassen das Verwalten, Planen, Steuern und Kontrollieren der Fahrzeugflotten. Je nach Bedarf erstreckt sich die Vielfalt von Fuhrparkmanagementsystemen von einfachen Einsteigerlösungen bis hin zu aufwendigen Varianten. Häufig sind sie modular aufgebaut und werden je nach Bedarf erweitert. Die Angebote reichen von der Fahrzeugeinsatzanalyse über Tourenplanung bis hin zu Navigation und Sendungsverfolgung. Ein Ziel haben alle Fuhrparkmanagementsysteme: Die Systeme helfen sämtliche Kosten eines Fuhrparks zu senken, die Aufgaben der Fuhrparkmanager zu erleichtern und den Kundenservice gleichzeitig zu erhöhen.

Die in den Fahrzeugen gesammelten Daten über Position, Geschwindigkeit, Route und Fahrzeugstatus werden über das Mobilfunknetz an das Fuhrparkmanagementsystem gesendet. So können Fuhrparkmanager schnell auf alle Erfordernisse reagieren und Kundenbedürfnisse schneller und besser erfüllen. Die wichtigsten Vorteile eines Fuhrparkmanagementsystems sind:

  • Überblick durch vollständige Datensammlung
  • Zeitersparnis durch automatisierte Datenerfassung
  • Reduzierung rechtlicher Risiken durch korrekte Prozessabläufe
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Christian Fuchs
Key Account Manager

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Fuhrparkverwaltung in der Praxis

Fuhrparkmanagement-
systeme unterstützen Fuhrparkleiter Aufgaben

Im Zeitalter der Digitalisierung spricht man bei der Verwaltung des Fuhrparks inzwischen häufig von einer Fuhrparkmanagement-Software, die per GPS die technischen Daten der Fahrzeuge und deren Zustand, sowie die exakt zurückgelegte Wegstrecke ermittelt und durch Algorithmen Vorschläge zur Auftragsverteilung gibt. Dazu wird im Fahrzeug ein sogenannter „Datenlogger“ installiert, das in regelmäßigen Zeitabständen Daten aufzeichnet und diese zur späteren Abrufung speichert oder an einen Server weitergeleitet. Zu diesen technischen Daten gehören unter anderem die Geschwindigkeit, der Fehlerspeicher, die Drehzahl im Motor, die Kühlmitteltemperatur und der Kraftstoffverbrauch. Mehr Informationen zu der Funktionsweise von Fuhrparkmanagementsystemen: Routendokumentation, Datenschutz, GPS Tracker.

Bessere Fuhrparkleitung dank Fuhrparkmanagement Software

Zu einer Schlüsselkomponente für Fuhrparkberater gehört das Fahrzeug-Tracking. Diese Komponente basiert normalerweise auf GPS. Sobald der Standort, die Richtung und die Geschwindigkeit des Fahrzeugs per GPS ermittelt wurden, werden diese Informationen an eine Fuhrparkmanagement Software übertragen. Die Methoden zur Datenübertragung können sowohl terrestrisch als auch satellitengestützt sein. Die verantwortlichen Fuhrparkmanager können sich die exakten Standorte der einzelnen Fahrzeuge in Echtzeit auf einer Karte anzeigen lassen. Dies ist häufig nützlich, um schnell auf Ereignisse vor Ort reagieren zu können. Die Praxis steht jedoch auch teilweise unter Kritik, denn sie ermöglicht die Vollüberwachung der Fahrer. Dies kann zu Verletzungen der Privatsphäre und zu einer persönlichkeitsrechtlichen Beeinträchtigung führen. Weitere Informationen zum Thema GPS Tracking: Fahrzeugortung, Datenschutz und GPS Tracking, GPS Diebstahlschutz im Fuhrpark, Mitarbeiterüberwachung per GPS, Bewegungsmelder, GPS Tracker Kosten.

Die Verwaltung der gesammelten Daten ist für Fuhrparkberater von enormer Bedeutung. Je größer der Fuhrpark, desto eher empfiehlt sich die Verwaltung über eine Fuhrparkmanagement-Software. Dort werden bestimmte Prozessabläufe standardisiert und automatisiert und den Fuhrparkverantwortlichen tagesaktuelle Informationen über Fuhrpark und Flotte liefert. Dazu gehören Vertragsunterlagen, Wartungsberichte, die Kommunikation mit den Fahrern, die Tankkostenverwaltung, sowie die Aufgaben- und Terminverwaltung.

Für mehr Informationen zum Thema Fuhrparkleitung, klicken Sie hier.

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