Übersichtliche Fahrzeugbuchung
von Poolfahrzeugen

Durch ein digital und elektronisch gesteuertes System lässt sich die Fahrzeugbuchung innerhalb des Unternehmens deutlich vereinfachen. Was zuvor bisweilen chaotisch und planlos vonstattengegangen ist, wird durch ein zentrales Verwaltungssystem zu einem Kinderspiel. Alle berechtigten Mitarbeiter haben Zugriff auf das System, sehen die Verfügbarkeit von Kfz ein und können selbstständig die Buchung vom Poolfahrzeug vornehmen.

Speziell bei großen Flotten im Fuhrpark bietet es sich an, auf ein elektronisches System für die Verwaltung der Fahrzeuge zurückzugreifen. Diese schaffen zunächst einen detailreichen Überblick über die vorhandenen Kfz. Gleichzeitig lässt sich hierüber die Fahrzeugbuchung innerhalb des Unternehmens durch die Mitarbeiter besser organisieren. Berechtigte müssen dann nicht erst zu einem Verwalter im Fuhrpark gehen, sich anmelden oder sich in aufwendige Exceltabellen eintragen. Die Reservierung erfolgt mittlerweile ganz einfach über eine App. Hierüber buchen die Mitarbeiter die jeweils freien Fahrzeuge und können bei Bedarf auch eine Stornierung vornehmen. Das System bringt den Status der Autos und LKW im Fuhrpark automatisch auf den neuesten Stand. Den Aufwand und die Kosten für die Verwaltung spart man sich entsprechend. Der Chef bzw. die Administration hat ihrerseits zudem den genauen Überblick darüber, wer sich einen PKW oder LKW zu welcher Zeit genommen hat.

Der zunehmende Trend zur Digitalisierung hat auch in Fuhrparkunternehmen und Firmen mit einem großen Pool an Fahrzeugen Einzug gehalten. Speziell dann, wenn sich mehrere Mitarbeiter Autos teilen, ist es wichtig auf ein effizientes Verwaltungssystem zurückzugreifen. Durch ausgefeilte Algorithmen kann dies heutzutage alles automatisiert erfolgen. Die Angestellten laden sich die App herunter oder tragen sich über den PC in den Kalender ein bzw. nehmen hier die Buchung eines Poolfahrzeugs vor. Neben der Kalenderbuchung gibt es meist eine verkürzte Variante. Wenn die Zeit drängt, können freie Fahrzeuge sogar mit zwei Klicks reserviert werden. Das System vergisst, so es die Administratoren wünschen, nichts. Alle vergangenen Fahrten und Buchungen werden akribisch festgehalten. Im Nachhinein lässt sich nachvollziehen, welcher Mitarbeiter wann gebucht und storniert hat. Die Fahrzeugbuchungssysteme können darüber hinaus mit Online-Fahrtenbüchern kombiniert werden – hierdurch werden auch Gründe für den Verleih ersichtlich. Ein weiterer Vorteil von elektronischen Buchungen von Poolfahrzeugen ist, dass die Effizienz des Fuhrparks analysiert werden kann. Doppelbuchungen und unausgelastete Zeiten lassen sich gezielt vermeiden. Die Nutzungsweise wird transparent und kann verbessert werden.