Digitale Fahrzeugakte und Vertragsmanagement

Je größer der Firmenfuhrpark, desto höher der Aktenstapel: Kauf- und Leasingverträge, Werkstattrechnungen, Tankbelege, TÜV-Berichte, Gutachten. Die Liste der Dokumente ist lang. Vimcar Fleet schafft Abhilfe mit der digitalen Fahrzeugakte und dem intelligenten Vertragsmanagement.

Digitale Fahrzeugakte: Das Wichtigste
auf einen Blick

Rechtzeitig
informiert

Werden Sie rechtzeitig durch den Laufleistungsrechner über auslaufende Verträge informiert und vermeiden Sie Kosten für Mehrkilometer.

Schneller Zugriff
auf Stammdaten

Hinterlegen Sie einmalig Ihre Fahrzeugdaten, individualisieren Sie die digitale Fahrzeugakte mit eigenen Angaben nach Ihren Bedürfnissen und verabschieden Sie sich endgültig von Excel-Tabellen.

Speichern und
Ordnen

Speichern Sie Dokumente und Kaufverträge bis hin zu Werkstattrechnungen ab und ordnen Sie diese dem jeweiligen Fahrzeug zu.

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Digitale Fahrzeugakte: Dokumente fahrzeugspezifisch
ablegen

Unter dem Reiter “Dokumente” können Sie in der Fahrzeugakte mit einem Klick für jedes in Vimcar Fleet angelegte Fahrzeug beliebig viele Unterlagen ablegen und benennen. Die Dokumente sind pro Fahrzeug gebündelt und jederzeit von jedem Standort abrufbar. In der digitalen Fahrzeugakte sind Ihre Informationen geschützt und können nicht mehr verloren gehen.

Die digitale Fahrzeugakte unterstützt Sie bei allen administrativen Prozessen rund um das Fahrzeug – sei es das schnelle Zuordnen einer Rechnung zu einem bestimmten Fahrzeug, die gebündelte Ablage aller fahrzeugspezifschen Dokumente oder der Überblick über Beschaffungsverträge.

Nie wieder Laufleistungen
überschreiten

Wird das Kilometerlimit eines Leasing- oder Mietvertrags überschritten, häufen sich die Kosten pro Mehrkilometer schnell. In der digitalen Fahrzeugakte können Sie für Miet- und Leasingfahrzeuge die abgeschlossenen Vertragsdaten hinterlegen. Auch den den zu erwartenden Kilometerstand bei Vertragsende haben Sie mit der digitalen Fahrzeugakte immer im Blick.

Dabei berechnet der Laufleistungsrechner tagesaktuell basierend auf den bisher zurückgelegten Kilometern, zu welchem Datum das Kilometerlimit erreicht werden würde. Die digitale Fahrzeugakte hilft Ihnen, Ihre Kosten und Fahrleistung vorausschauend zu planen und Ihren Fuhrpark zu optimieren.

Für gekaufte Fahrzeuge können Sie Kaufdatum und Übernahmekilometerstand hinterlegen. In der digitalen Fahrzeugakte legen Sie ein Kilometerlimit fest, zu welchem das Fahrzeug den Fuhrpark wegen des Risikos steigender Wartungskosten verlassen soll. Sie werden automatisch benachrichtigt, wenn das Limit erreicht ist.

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Digitale Fahrzeugakte im Alltag:
Alle Dokumente an einem Ort mit Vimcar Fleet

Zeit- und Kostenersparnis durch intelligentes Dokumentenmanagement und digitale Fahrzeugakte

Der Alltag eines Fuhrparkverantwortlichen ist verwaltungsintensiv: Er muss stets den Überblick über alle Fahrzeuge und zugehörigen Dokumente behalten und neue Unterlagen zeitig und korrekt zuzuordnen. Das manuelle Dokumentenmanagement erschwert diese Aufgaben: Wenn im Versicherungsdokument von einem Fahrzeug eine Klausel nachgelesen werden muss, sollte dieses besser nicht unter einem Zettelstapel versteckt sein.

Die händische Dokumentation ist nicht nur ein Zeitfresser, sie kann auch sehr kostenintensiv sein. Verschwindet beispielsweise der Leasingvertrag eines Fahrzeuges, sammeln sich sehr schnell Mehrkilometer an. Die digitale Fahrzeugakte schafft hier Abhilfe: Mit dem Laufleitstungsrechner können Sie vorausschauend ein Fahrzeug für kürzere Strecken einsetzen oder mit einem Fahrzeug austauschen, dass noch eine geringere Kilometerleistung hat. Intelligente Planung bei der Fuhrparkauslastung macht einen großen Unterschied und sorgt für mehr Effizienz.

Die digitale Fahrzeugakte und das Vertragsmanagement von Vimcar Fleet reduzieren die administrative Flut auf ein Minimum und gewähren einen schnellen Überblick über auslaufende Verträge und den Fahrzeugbestand.

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    „Durch die Verwendung der Vimcar App ist im Arbeitsalltag mehr Zeit für andere Sachen.”

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    „Die Vimcar Software ist flexibel übers Internet verfügbar. Dies erleichtert die Arbeit enorm.”

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  • Arthur Amend, SECAL Amend Sicherheitstechnik GmbH

    “Die Investition in Vimcar ist uns wichtig. Mit handschriftlichen Fahrtenbüchern hatten wir immer wieder Nachzahlungen.”

    Arthur Amend
    SECAL Amend Sicherheitstechnik GmbH

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    "Das System ist unschlagbar – wir haben einen viel besseren Überblick unseres Fuhrparks."

    Hans-Joachim Mannhold
    Maior Domus Hausverwaltungs GmbH

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    "Die Kontrolle über die Fahrzeuge ist jetzt gegeben. Vimcar ist fester Bestandteil des Fuhrparks."

    Till Küken
    Geschäftsführer Grenzläufer e.V.

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Carina Balzer, Customer Success Manager

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