Car Policy und
Dienstwagenregelung
im Fuhrpark
Für Unternehmen mit einer Dienstwagenflotte empfiehlt sich der Einsatz einer Dienstwagenordnung, auch Car Policy genannt, sowie eines Dienstwagenüberlassungsvertrages. Die Car Policy regelt die Richtlinien zu der Fahrzeugnutzung im Fuhrpark. Neben der Kostensenkung des Fuhrparks verringern eindeutigen Regelungen zu Nutzungs-, Haftungs- und Sicherheitsfragen das betriebliche Konfliktpotenzial. Denn ist eine Car Policy nicht vorhanden, können Neid und Diskussionen unter den Angestellten aufkommen.
Definition Car Policy
Der eine Mitarbeiter hätte gerne einen Mercedes, der andere einen Sportflitzer, dem dritten genügt ein Polo. Und dann wäre da ja auch noch die Frage, ob man mit dem Pkw auch privat unterwegs sein darf und wer bei einem Unfall für den Schaden aufkommt? Der Arbeitgeber? Der Mitarbeiter? Oder teilen sich beide Seiten die Schadenkosten? Hier muss eine glasklare Firmenwagenrichtlinie her – die sogenannte Car Policy. Sie regelt den allgemeinen Umgang mit den Fahrzeugen der Firmen – und auch wer welches Auto fahren darf. Oft wird die Car Policy auch als Fuhrparkrichtlinie bezeichnet. Denn die Car Policy bezieht sich meist auf den kompletten Fahrzeugbestand im Fuhrpark.
Darum ist Car Policy
so wichtig
In einer Car Policy werden zunächst die verschiedenen Anspruchsgruppen für die Überlassung von Firmenwagen definiert. Das bedeutet, es wird in der Firmenwagenrichtlinie genau festgelegt, welche Mitarbeiter auf welche Fahrzeuge Zugriff haben oder sogar einen eigenen Dienstwagen erhalten können. Es kann in einem Betrieb gegebenenfalls für verschiedene Abteilungen oder Gruppen Sonderregeln geben. Beispielsweise erhalten Führungskräfte häufig andere Fahrzeuge als normale Angestellte. Weiterhin wird auch die Nutzungsart des Fahrzeugs genau in der Car Policy beschrieben. Ergänzende Punkte legen fest, wie die Wartung des Fahrzeugs erfolgt und und wie bei Abnutzung verfahren wird. Sind die Themen innerhalb der Firmenwagenrichtlinie genau abgedeckt, gibt es im Nachhinein weniger Streitpunkte. Eine Car Policy bietet somit sowohl dem Fahrzeughalter als auch dem Fahrer des Firmenwagens eine interne Absicherung und Orientierung. Als Fahrzeughalter gilt meist die Geschäftsführung oder ein beauftragter Fuhrparkleiter.
Die wichtigsten Punkte
Dienstwagen sind generell ein kostspieliges Unterfangen, das an Folgekosten geknüpft ist. Gemäß der Unternehmenskalkulation sollte somit als klare Regel der Maximalkaufpreis oder die -leasingrate in der Dienstwagenordnung festgelegt werden. Auch Hersteller und Modelle sollten festgeschrieben sein. Darüber hinaus bedarf es in der Dienstwagenrichtlinie einer klaren Regelung, inwieweit das Fahrzeug auch privat genutzt werden darf. Ist ein nachhaltiger Fuhrpark erwünscht, ist eine entsprechende Regelung in der Dienstwagenordnung aufzunehmen, dass bestimmte Kraftstoffarten nicht zur Disposition stehen.
Was die Car Policy
enthalten sollte
Dienstwagenrichtlinie Beispiel
In der Car Policy sollten alle wichtigen Fakten und Situationen rund um das Firmenfahrzeug abgedeckt sein. Mitarbeiter und Fuhrparkleiter müssen daraus erschließen können, wer worauf achten muss und wer welche Aufgaben hat. Nicht selten spielen rechtliche Faktoren, Sicherheitsvorkehrungen gemäß den UVV oder auch ökologische Aspekte eine zentrale Rolle in der Car Policy. Mindestens sollte die Firmenwagenrichtlinie folgende Punkte abdecken:
1. Wer darf das Firmenfahrzeug nutzen?
Häufig kommt bei der Übergabe eines Firmenwagens die Frage auf, ob denn Familienangehörige das Fahrzeug nutzen dürfen. Durch die Car Policy sollte dies genau geregelt sein.
2. In welchem Rahmen darf das Firmenfahrzeug genutzt werden?
Angestellte dürfen einen Firmenwagen nicht immer automatisch privat fahren. Ist ein privates Nutzungsverbot in der Car Policy enthalten, darf der Angestellte das Fahrzeug ausschließlich für betriebliche Zwecke fahren.
3. Wie lange darf das Firmenfahrzeug genutzt werden? Ist die Übergabe befristet?
Die Car Policy legt den Zeitraum über den das Fahrzeug gefahren wird fest. Meist ist die Übergabe zeitlich begrenzt. Nach Ablauf der festgelegten Zeit erfolgt eine Rückgabe oder der Umstieg auf ein neues Fahrzeug. Ist dies von Anfang an in der Car Policy klar vermittelt, kommt es nachträglich nicht zu Diskussionen.
4. Wer übernimmt welche Kosten?
Tankkosten, Wartung, Reinigung, Kfz-Steuer – bei einem Auto fallen viele Kosten an. Die Firmenwagenrichtlinie muss erklären, ob und welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt.
5. Was ist bei einem Unfall zu beachten?
In der Regel sollte in einer Car Policy eine kurze Anleitung stehen, was bei einem Unfall zu beachten ist – zum Beispiel die ordnungsgemäße Dokumentation in einem Unfallprotokoll.
6. Welche betriebsspezifischen Sonderfälle gibt es?
Jedes Unternehmen ist anders, also kann es verschiedene Sonderfälle geben, die ebenfalls in einer Car Policy festgehalten werden sollten. Darunter fallen beispielsweise Regelungen bei Krankheit oder die Firmenwagenversteuerung.
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Christian Fuchs
Key Account Manager
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Car Policy oder
Dienstwagenüberlassung?
Die Gegenüberstellung
Die Car Policy, oft auch als Dienstwagenrichtlinie bezeichnet, regelt, welchen Mitarbeitern ein Dienstwagen zusteht und unter welchen Voraussetzungen dies geschieht. Es werden also die Rechte und Pflichten aller Beteiligten – der Nutzern, der Firma und des Fuhrparkmanagements – festgelegt. Außerdem werden auch die Marke oder zumindest die Kategorie und die Ausstattungsmerkmale sowie oftmals auch die Preisobergrenze der Fahrzeuge bestimmt. Die Car Policy unterscheidet sich von einem Dienstwagenüberlassungsvertrag in zwei Punkten. Sie richtet sich an alle Beschäftigten des Betriebs, wobei die Geschäftsführung oder der Vorstand oft ausgenommen werden, und regelt die allgemeinen Pflichten, die alle Dienstwagenberechtigten einzuhalten haben. Diese allgemeinen Regeln können durch einen Dienstwagenüberlassungsvertrag, der stets individualvertraglich zwischen einer bestimmten Person und dem Unternehmen geschlossen wird, eingeschränkt, ergänzt oder ersetzt werden.
Vorteile einer Car Policy
Für die Mitglieder der Geschäftsführung ist ein Dienstwagen ohnehin oft eine Selbstverständlichkeit. Gute Führungskräfte sind aber auch im mittleren Management schon lange knapp. In sehr vielen Branchen und für zahlreiche Berufsfelder gilt das auch für gut qualifizierte Fachkräfte. Die Suche nach einer versierten Controllerin oder einem qualifizierten Informatiker kann heute lange dauern. Je kleiner und unbekannter das Unternehmen, desto größer die Schwierigkeiten bei der Akquise qualifizierter Fachkräfte. Eine attraktive Car Policy unterstützt Unternehmen hier gleich doppelt. Firmen, die glaubwürdig mit attraktiven Benefits werben können, und dazu gehört auch eine großzügige Dienstwagenregelung, machen positiv auf sich aufmerksam und finden leichter und schneller neue Fach- und Führungskräfte. Mindestens genauso wichtig ist aber die dauerhafte Bindung von knappen Fachkräften an das Unternehmen. Auch hier darf die motivierende Wirkung einer großzügigen Dienstwagenregelung nicht unterschätzt werden. Ein komfortabler Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf, ist für viele Beschäftigte ein enormer Anreiz zum bleiben. Das gilt erst recht, wenn sich das Fuhrparkmanagement um alles Lästige, wie Versicherung, Wartung, Schadensregulierung und den TÜV kümmert.
Eine Car Policy sorgt für
mehr Effizienz im Fuhrpark
Wenn die Rechte und Pflichten der Dienstwagenberechtigten und des Fuhrparkmanagements verbindlich geregelt sind, sorgt das auch für mehr Effizienz bei der Beschaffung, Zulassung und Wartung der Flotte. Unklare Zuständigkeiten führen sonst oft dazu, dass Inspektionstermine verpasst werden, was besonders bei Leasing-Fahrzeugen teuer werden kann, oder gar der TÜV abläuft. Solche Versäumnisse gehen zu Lasten der Halterin, also der Firma, auf die das Fahrzeug registriert ist.
Was steht in
einer Car Policy?
Eine gute Car Policy sollte deshalb zumindest folgende Punkte adressieren:
- Fahrzeugpflege
- Wartung und TÜV
- Schadensabwicklung
- Zulassung, Rückgabe und Abmeldung
Darüber hinaus darf nicht vergessen werden, dass ein Dienstwagen auch geparkt werden muss. Zumindest dann, wenn der Parkraum knapp ist, sollte für jeden Dienstwagen auch ein reservierter Parkplatz zur Verfügung stehen. Des Weiteren sollte, nicht nur mit Rücksicht auf die Arbeitsorganisation im Fuhrpark, geregelt werden, wie bei Verkehrsdelikten und selbstverschuldeten Unfällen verfahren wird.
Die Car Policy aus
rechtlicher Perspektive
Wie ist die Car Policy rechtlich einzuordnen?
Unternehmen können die Car Policy unterschiedlich ausgestalten. Im einfachsten Fall wird sie als Arbeitsanweisung, die der Konkretisierung der Arbeitspflichten dient, erlassen. Da Arbeitgeber nicht einseitig über das Vermögen ihrer Angestellten verfügen dürfen, lassen sich so aber keine Vereinbarungen für den Schadensfall treffen. Zumindest keine, die die Beschäftigten zur Kompensation verpflichten. Dazu muss die Car Policy in den Arbeitsvertrag einbezogen werden. Auch dann haben Bestimmungen, die die Beschäftigten unbillig benachteiligen, aber keine Chance, eine arbeitsgerichtliche Überprüfung zu bestehen. Für Unternehmen, die einen Betriebs- oder Personalrat haben, ist eine entsprechende Betriebsvereinbarung deshalb oft die beste Lösung.
Ist die Car Policy gesetzlich vorgesehen?
Die Dienstwagenüberlassung und deren Ausgestaltung unterliegt zwar nicht generell der sogenannten Mitbestimmung nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Bei privater Nutzung kann aber die betriebliche Lohngestaltung gem. § 87 (I) Nr. 10 BetrVG tangiert werden. Die Pflicht zur Führung eines Fahrtenbuchs greift wiederum in die betriebliche Ordnung nach § 87 (1) Nr. 1 BetrVG ein. Eine Betriebsvereinbarung nimmt diese Probleme vorweg und sorgt durch die Einbeziehung der Vertreter der Arbeitnehmerschaft zudem für eine breite Akzeptanz des Reglements unter den Beschäftigten.
Erst die Strategie, dann die neue Car Policy
Erst durch strategische Ansätze lassen sich Fahrzeugkosten meist schnell und langfristig senken. Allerdings sollten Fuhrparkverantwortliche auch als Vorbilder fungieren, um bei der Belegschaft die nötige Akzeptanz für die Veränderungen in der Car Policy zu erhalten. Etwa dadurch, ein kleineres Auto zu fahren und damit zur Reduzierung der Kosten im Unternehmen einen Teil beizutragen. Netter Effekt: Die Betriebskosten sinken, man produziert weniger CO2 und gibt seinem Unternehmen zusätzlich einen grünen Anstrich.