Fahrtenbuch in Österreich
Auch in Österreich gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten den Firmenwagen zu versteuern.
Wir wissen, welche Regelungen und Informationen wichtig sind.
So läuft die Firmenwagenversteuerung in Österreich
Die private Nutzung des Dienstwagens mit Erlaubnis des Arbeitgebers hat arbeitsrechtliche, steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen. Nach der letzten Änderung vor vier Jahren gibt es seit 2020 einige Änderungen, was den Sachbezug bei Privatnutzung von Firmenfahrzeugen angeht. Der Arbeitnehmer kann bei der Besteuerung des Firmenwagens zwischen zwei Modellen wählen – wir wollen uns auf die Fahrtenbuchmethode fokussieren. Durch dieses wird die Nutzung des Fahrzeugs kilometer genau nachgewiesen werden und in Dienst-, Misch-, oder Privatfahrt unterschieden.
Fahrtenbuch
spart Steuern
In Österreich besteht zwar keine gesetzliche Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen. Dennoch lohnt es sich, um sich vom Finanzamt Geld zurückzuholen und Steuervorteile aus betrieblich gefahrenen Kilometern geltend zu machen. Ein Fahrtenbuch ist nur dann Pflicht, wenn das Gericht die Anordnung (§ 31a StVZO) erlässt – etwa bei einem Verkehrsdelikt, wo sich der Fahrzeugführer nicht feststellen lässt. Neben den möglichen steuerlichen Vorteilen bekommt der Unternehmer bei dieser Methode wichtige Einblicke in die Nutzung seiner Fahrzeuge. Zusätzlich ermöglicht die Fahrtenbuchmethode eine effizientere Steuerung des Fuhrparks. Das Führen eines Fahrtenbuches gehört im Fuhrpark zum Fuhrparkmanagement.
Das gilt es zu beachten
Die Fahrtenbuch Aufbewahrungspflicht
Das amtliche Kilometergeld in Österreich liegt bei 0,42 € pro gefahrenem Kilometer – um es zu erhalten, müssen die Wegstrecken entsprechend dokumentiert werden. Sind dienstliche Mitfahrer im Auto, steigt das Kilometergeld um 0,05 € pro Kilometer. Wer ein Fahrtenbuch führt, sollte in jedem Fall die Aufbewahrungspflicht beachten: In Österreich besteht für Fahrtenbücher eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Bis zum Ablauf dieser Aufbewahrungspflicht sollte das Fahrtenbuch archiviert werden
- Der Arbeitgeber bleibt laut Lenkprotokoll-Verordnung stets für die Führung des Fahrtenbuches verantwortlich.
- Das Unternehmen muss an jeden Lenker ein Fahrtenbuch ausgeben (analog oder digital) und dafür sorgen, dass jeder eine Anleitung erhält, wie er das Fahrtenbuch verwenden soll.
- Steuererklärung
- Es existiert ein Verzeichnis über die ausgegebenen Fahrtenbücher.
- Mindestens einmal im Monat müssen Arbeitgeber mit Datum und Unterschrift überprüfen, ob alle erforderlichen Angaben eingetragen wurden.
- Verlangt die Arbeitsinspektion Einsicht, muss das Unternehmen die Fahrtenbücher mit Verzeichnis vorlegen
- Wer sich für den amtlichen Kilometersatz entschieden hat, kann keine höheren Aufwendungen mehr verrechnen. Wer jedoch den Nachweis (z.B. Führung eines Fahrtenbuchs) erbringen kann, dass die tatsächlichen Kosten für die beruflichen Fahrten höher sind als der Kilometersatz, kann die Differenz beim Finanzamt im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen. Das amtliche Kilometergeld kann für maximal 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr steuerfrei ausgezahlt werden.
Was es sonst bei der Fahrtenbuchführung zu beachten gibt
Wenigfahrer aufgepasst
Arbeitnehmer, die mit dem Firmenauto jährlich nicht mehr als 6.000 Kilometer privat zurücklegen profitieren besonders von der Führung eines Fahrtenbuchs. Sie dürfen den halben Sachbezug, also 0,75 bzw. 1 Prozent der Anschaffungskosten (max. 360 Euro bzw. 480 Euro), ansetzen. Voraussetzung hierfür ist natürlich eine rechtskonforme Führung des Fahrtenbuchs. Sämtliche Nutzungen des Fahrzeuges müssen lückenlos in einem Fahrtenbuch dokumentiert und kategorisiert sein, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Digitale Fahrtenbücher:
Effizienz ohne lästigen Papierkram
Das Fahrtenbuch selbst auszufüllen, ist noch die Standardvariante in österreichischen Firmenfahrzeugen. Neben einem zeitlichen Aufwand schleichen sich dabei immer wieder Fehler ein. Übrigens genauso wie bei der Erfassung per Excel-Tabelle, wo sich Daten manipulieren lassen. Deshalb hat der Gesetzgeber ein Fahrtenbuch per Excel-Tabelle auch als nicht zuverlässigen Nachweis deklariert. Digitale Möglichkeiten ein Fahrtenbuch zu führen, sind hier die erste Wahl. Ganz einfach ist ein Plug & Play Endgerät plus mobile App: Mithilfe einer mobilen App oder Desktop-Software können die Daten bequem ausgelesen und verwaltet werden.
Fahrtenbuch in Österreich – so wird es für steuerliche Zwecke genutzt
Geld sparen
mit Fahrtenbuch
Wenn es auch prinzipiell keine Pflicht ist, ein Fahrtenbuch in Österreich zu führen, kann es für steuerliche Zwecke vorteilhaft sein. Beim Fahrtenbuch in Österreich für das Finanzamt und das Fahrtenbuch für private Fahrten wird ausschließlich zwischen geschäftlich und privat unterschieden.
Hier ist der Vorteil elektronischer Fahrtenbücher, dass Ausgangs- und Zielort sowie Kilometerstand und Uhrzeit bereits automatisch hinterlegt sind. Daher muss lediglich der private oder berufliche Zweck angezeigt werden. Das Fahrtenbuch in Österreich für das Finanzamt und das Fahrtenbuch für private Fahrten können bei Selbstständigkeit und als Dienstnehmer herangezogen werden.
Kontrollbuch für Selbstständige
Als Unternehmer führt kein Weg daran vorbei, die Fahrten auf die eine oder andere Weise zu dokumentieren. Besonders bei Selbstständigkeit ist es oft der Fall, dass der Geschäftswagen auch privat genutzt wird. Abhängig davon, ob der berufliche oder private Gebrauch überwiegt, gibt es unterschiedliche steuerliche Regelungen. Wenn der geschäftliche Einsatz des Kfz den privaten übersteigt (>50 %), zählt es zum Betriebsvermögen und es können nur die beruflich gefahrenen Kilometer in der Einkommenssteuererklärung berücksichtigt werden. Beträgt die betriebliche Nutzung beispielsweise 70 %, können 70 % der Kraftstoffkosten, Reparaturkosten, Parkgebühren, Versicherungskosten usw. abgesetzt werden. Überwiegt die private Nutzung (weniger als 50 % betriebliche Nutzung), zählt dieses zum Privatvermögen und es können 0,42 € pro Kilometer angerechnet werden.
Kontrollbuch für Dienstnehmer
Selbst als Angestellter kommt es oft vor, dass man ein Firmenfahrzeug für private Zwecke nutzt oder ein privates Auto für berufliche Angelegenheiten verwendet. Dafür gibt es spezielle steuerliche Bestimmungen. Andererseits kann auch der Dienstnehmer sein privates Fahrzeug für berufliche Fahrten einsetzen. Hierfür ist ein detailliertes Fahrtenbuch unerlässlich, um die Fahrtkosten gemäß dem amtlichen Kilometergeld abzurechnen. Für Fahrzeuge beläuft sich dieser Wert auf 0,42 Euro pro zurückgelegtem Kilometer.
Fazit
Falls Fahrtenbücher der Überprüfung nicht standhalten, greift das Finanzamt auf spezielle Methoden zurück, die eine signifikante Erhöhung des Gewinns bewirken können. Das Ergebnis: ein höherer Steuerbescheid. Zudem kann eine fehlerhafte Buchführung auch als private Nutzung von Firmenfahrzeugen interpretiert werden. Hierbei ist entscheidend, dass mindestens 10 % der gefahrenen Kilometer eindeutig geschäftlich gefahren wurden. Ansonsten wird das Auto nicht mehr als Betriebsfahrzeug anerkannt und kann nicht mehr abgeschrieben werden.