Reisekosten & Reisekostenpauschale für Österreich
Reisekosten und Reisekostenpauschalen spielen eine wichtige steuerliche Rolle für Dienst- bzw. Geschäftsreisende in Österreich. Grundsätzlich können Arbeitnehmer und Unternehmer berufliche Reisekosten steuerlich absetzen, die Regelungen dafür sind jedoch komplex. Der folgende Beitrag gibt eine Übersicht über die Reisekosten und Reisekostenpauschalen sowie die zu beachtenden Vorgaben, um steuerliche Vorteile voll ausschöpfen zu können.
Reisekosten
Eine Geschäftsreise verursacht Reisekosten, die generell gänzlich als Aufwand deklariert und steuerlich abgesetzt werden können. Arbeitnehmer können diese in der Arbeitnehmerveranlagung (ANV) als Werbungskosten geltend machen, Selbstständige und Unternehmer als Betriebsausgaben. Jedoch müssen schon im Vorfeld bestimmte Regeln beachtet werden, um Abrechnungsfehler zu vermeiden.
Zu den Reisekosten zählen tatsächlich anfallende Kosten (Taxi-, Hotel-, Verpflegungskosten, Kosten für Zug-, Flugtickets) und fiktive Reisekosten bzw. Reisekostenpauschalen wie Kilometergeld, Nächtigungs- und Verpflegungspauschalen.
Fahrtkosten
Entstehen einem Arbeitnehmer beruflich bedingte Fahrtkosten (PKW, Mietwagen, öffentliche Verkehrsmittel, Flugzeug) steht diesem ein Kostenersatz durch den Dienstgeber zu. Die Höhe der steuerlich absetzbaren Kosten hängt von der Reiseart und vom gewählten Verkehrsmittel ab. Vergütet werden die tatsächlichen Ausgaben laut Beleg (z. B. Taxi, Bahn, Flug), bei der Nutzung eines Privatfahrzeuges gilt das amtliche Kilometergeld als Reisekostenpauschale. Dieses beträgt für PKWs 0,42 Euro pro gefahrenem Kilometer, für Motorräder 0,24 Euro und für Fahrradfahrten 0,38 Euro. Für die Mitbeförderung von betrieblich notwendigen Personen wird ein Zuschlag von 0,05 Euro pro Person gewährt. Insgesamt ist zu beachten, dass das Kilometergeld gemäß LStR RZ 372 auch alle weiteren für das Fahrzeug anfallenden Kosten (Treibstoff, Maut, Service, Versicherungen, Park- und Mautgebühren etc.) beinhaltet und auf 30.000 Kilometer bzw. 12.600 Euro pro Jahr beschränkt ist.
Übernachtungskosten
Nächtigungen während einer Dienstreise können grundsätzlich in jeder Höhe abgesetzt werden. Vorausgesetzt, eine Rechnung ist vorhanden. Ist dies nicht der Fall, kann ein Pauschalbetrag geltend gemacht werden. Für Inlandsreisen beträgt diese Reisekostenpauschale 15 Euro pro Nacht (inklusive Frühstück) für Übernachtungen in Fremdunterkünften, solche in Privatunterkünften (z. B. LKW-Schlafkabine) werden entweder nach tatsächlichen Aufwendungen (Frühstück, Nassraumbenutzung auf Raststationen) oder pauschal mit 4,4 Euro (Inland) bzw. 5,85 Euro (Ausland) abgegolten. Bei Nächtigungen im Ausland (mit Beleg) werden die tatsächlichen Nächtigungskosten (inklusive Frühstück) oder entsprechende Reisekostenpauschalen gemäß §§ 25, 26 RGV 1955 berücksichtigt (siehe auch Rechtsinformationssystem des Bundes).
Verpflegungskosten-
mehraufwand
Diese Position (Taggeld, Diät) deckt Mehrkosten für Mahlzeiten und Getränke während einer Dienstreise. Die Höhe der steuerlich absetzbaren Kosten hängt ebenso von der Art der Reise ab. Für Inlandsreisen können gemäß § 26 EStG 1988 pro Tag max. 26,4 Euro (für max. 24 Stunden) bzw. 2,2 Euro pro angefangener Stunde (=1/12 des Tagsatzes) steuermindernd geltend gemacht werden. Ist man beispielsweise 7 Stunden im Inland unterwegs, berechnet man den 7-fachen Stundensatz von 2,2 Euro. Erfolgt eine kostenfreie Verpflegung, wird das Taggeld um 13,2 Euro pro Mahlzeit vermindert. Obwohl laut derzeitiger Rechtslage in Österreich für Reisen ohne Nächtigung kein Tagesgeldanspruch besteht, werden vom Finanzamt auch Taggelder für eintägige Reisen über 11 Stunden berücksichtigt. Für Auslandsreisen gelten nach Land und Region unterschiedliche Auslandsreisekostensätze. Ist die Verpflegung zweimal täglich kostenlos, ist nur ein Drittel des Auslandstaggeldes abschreibbar. Bei einmaliger kostenloser Mahlzeit (Frühstück ausgenommen) gilt das volle Taggeld. Zudem ist ein Verpflegungsmehraufwand im Ausland auch dann absetzbar, wenn das Reiseziel ein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit ist und der Auslandstagsatz 1,5-mal höher ist als jener im Inland.
Nebenspesen
Weitere dienstliche Reisekosten sind Kosten für Telefon- und Internetnutzung, Kleiderreinigung, Reisegepäckversicherung sowie ortsübliche Trinkgelder. Diese müssen angemessen und nachvollziehbar sein und ebenfalls belegt werden.
Checkliste für Reisekosten bzw. Reisekostenpauschalen in Österreich
Wenn Arbeitnehmer und Unternehmer Reisekosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben von der Steuer absetzen möchten, müssen bestimmte Vorgaben beachtet werden.
- Vorliegen einer Dienstreise: Die getätigte Reise muss ausschließlich beruflich veranlasst sein, mindestens 3 Stunden dauern und ein mindestens 25 km entferntes Reiseziel beinhalten. (Zu beachten sind außerdem lohngestaltende Vorschriften wie z. B. Kollektivvertrag mit besonderer Regelung des Begriffes Dienstreise.)
- Kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit (5/15-Tages-Regel): Dieser entsteht entweder durch eine durchgehende, regelmäßige Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach fünf Tagen oder bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach den ersten 15 Tagen (ab dem 6. bzw. 16. Tag bezahlte Tagesgelder sind steuerpflichtig). Bei Auslandsreisen wird die Differenz vom 1,5-fachen Inlandssatz für alle den 5. Tag übersteigenden Tage herangezogen.
- Nachweispflicht: Sämtliche Reisekosten müssen ordnungsgemäß belegt werden (Übernachtungen, Verpflegungskosten, Flug- oder Zugtickets).
- Höchstsätze: Bei Taggeldern sind keine höheren (tatsächlichen) Aufwendungen möglich, ebenso bei neuem Mittelpunkt der Tätigkeit (Reise länger als 5 Tage)
- Dienstreiseberücksichtigung bei der AVN: Diese ist nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber die Dienstreise nicht oder nicht in voller Höhe ausbezahlt hat.
- Vorsteuerabzug: Bei Dienstreisen im Inland ist für Unternehmer ein Vorsteuerabzug möglich. Werden die Reisekostenpauschalen von Verpflegung (Taggeld, Diät) und Nächtigung beansprucht, können gemäß Paragraf 13 UStG 9,0909 % als Vorsteuer (10-%-Steuersatz) abgezogen werden. Diese Regelung gilt auch für Unternehmer aus EU-Mitgliedstaaten in Österreich.
- Fahrtenbuch: Zum Nachweis der tatsächlichen Fahrkosten privaten PKWs ist für das Finanzamt ein Fahrtenbuch mit Reisedatum, Abfahrts- und Ankunftszeit, gefahrenen Kilometern, Ausgangspunkt und Zielpunkt, Reiseweg, Dienstreisezweck (entfällt bei privaten Fahrten) sowie der Unterschrift des Dienstreisenden fortlaufend und übersichtlich zu führen. Ein zeitsparendes Medium zur automatischen, lückenlosen Fahrtendokumentation ist das elektronische Vimcar Fahrtenbuch. Es ersetzt das fehleranfällige manuelle Fahrtenbuch und ist dank App auch flexibler im Einsatz.
Fazit
Die steuerlich vorteilhafte Abrechnung der Reisekosten in Österreich ist äußerst komplex. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich im Vorfeld informieren, um alle steuerlichen Benefits genießen zu können. Aktuell nutzen nur 13 Prozent der Unternehmen das volle Digitalpotenzial zur Abrechnung der Reisekosten. Im Zuge der Digitalisierung werden zukünftig weitere Tools und Apps implementiert werden, um die manuelle, papierbasierte Reisekostenabrechnung zu modernisieren.
